DMS e Archiviazione Documentale

Lo strumento per acquisire, archiviare, consultare e distribuire i documenti in modo digitale

Tutti i documenti, quelli in entrata, in uscita, o prodotti all’interno dei processi, saranno digitalizzati e archiviati in un archivio centralizzato, dove saranno organizzati in base alla tipologia di appartenenza. In questo modo, se si presenta la necessità, il documento è recuperabile e fruibile in modo rapido e intuitivo.

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Dematerializzare e digitalizzare la gestione documentale significa aumentare la qualità e l’efficienza del lavoro degli operatori.
Ogni informazione è sempre fruibile all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
In questo modo, è possibile migliorare la gestione e il controllo di tutti i processi digitali.

Funzioni principali

Acquisizione documenti

Creazione di documenti digitali nativi
Scansione di documenti da originali cartacei
Barcode OCR per facilitare riconoscimento di documenti cartacei
Protocollo informatico
(per la pubblica amministrazione)
Integrazione con il gestionale

Archiviazione e conservazione

Archivio digitale per tutta la documentazione
Conservazione sostitutiva a norma di legge per documenti fiscali/civilistici (e creazione di un pacchetto di distribuzione da esibire)
Classificazione per tipologia di documento e indicizzazione del materiale per facilitarne la ricerca
Storicizzazione dei documenti archiviati

Consultazione documenti

Ricerca libera nei fascicoli digitali a scopo consultazione
Accesso ristretto con credenziali per condivisione su base policy
Ricerca per stringhe nel contenuto dei documenti

Distribuzione documenti

Invio tramite canali telematici di comunicazioni aziendali
Condivisione interna di documenti per gruppi di competenza
Condivisione con clienti e fornitori

Vantaggi

Aumento dell'efficienza

Condivisione dei documenti in totale sicurezza
Miglioramento dei processi
Utilizzo trasversale in tutti i reparti aziendali

Riduzione dei costi

Risparmio di spazio fisico
Eliminazione di costi diretti (toner, carta…)
Riduzione del tempo di archiviazione e ricerca

Guarda i tutorial

Acquisizione e archiviazione dei documenti	Workflow e gestione dei flussi approvativi	Conservazione a normadei documenti

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